Tidstyver har alltid eksistert. Den digitale varianten stiller oss imidlertid overfor helt nye utfordringer. Jeg lar meg begeistre over hvordan teknologien gir meg ny muligheter og på mange måter effektiviserer arbeidet mitt. Samtidig har også jeg erfart at retting av elevarbeider har måtte vike til fordel for en hvileløs ferd på verdensveven. Behovet for disiplin og klare prioriteringer er slett ikke blitt mindre i en tid der konstant pålogging er en livsstil.
Aftenposten skriver om at Innboksen er en tidstyv. Avisen viser til en dansk undersøkelse der blant annet kommer frem at få arbeidstagere har et godt system for å håndtere e-post. Undersøkelsen viser blant annet at 95 % av e-postene er interne. Her er det nok å ta fatt i på mange arbeidsplasser.
Under tittelen ”Distraksjonenes tid” beskriver Torill Moi i sin faste spalte i Dagens Næringsliv en situasjon mange kjenner seg igjen i:
”Klokka er ni om morgenen, jeg setter meg til arbeidsbordet, fast bestemt på å gyve løs på dagens viktigste prosjekt. Det kan være å skrive denne spalten. Eller kanskje det gjelder å forberede dagens undervisning, få unnagjort en administrativ rapport, gi kommentarer på et avhandlingskapittel, eller skrive noe på mitt eget prosjekt. Uansett hva oppgaven er, krever den konsentrasjon. Men det er jo ikke noe problem. Jeg vet at jeg kan konsentrere meg fordi jeg har gjort det før. Men likevel får jeg ikke ro på meg før jeg sjekker eposten. Det kan jo være at en hastesak har oppstått…”
Hun beskriver så hvor fort tiden går hun taster seg bort på nettet. Tid som skulle vært brukt til andre og viktigere oppgaver. Min egen erfaring tilsier meg at det er mulig å fange de digitale tidstyvene ved hjelp av noen få enkle prinsipper. Det at jeg ikke alltid makter å følge disse prinsippene gjør meg bare smertelig klar over hva som fungerer i distraksjonenes tid – god planlegging og klare grenser. Her er mine tre kjøreregler.
1 Planlegg dagen på forhånd
Teori og egen erfaring innen time management bekrefter utsagnet til Alex MacKenzie: ”Handling uten planlegging er årsaken til enhver fiasko”. Jeg vet utmerket godt hva som lett skjer, når jeg tar fatt på arbeidsdagen uten en klar plan for hva jeg skal jobbe med. En formiddag uten undervisning kan gjerne ende med undringen ”hva fikk jeg gjort i dag?”. En sjekk av nyhetene på nett hyperlinket meg langt vekk fra en revisjon av årsplanen i RLE. En mail eller en kommentar på bloggen førte til en meningsutveksling som ikke tok slutt.
Alternativt jobber jeg ut fra oppgavelisten jeg la inn i min elektroniske kalender (les Outlook i skolen her) før jeg logget av dagen før. Her prioriterer jeg hva som var viktig, også i et lengre perspektiv. Noen timers konsentrert jobbing fra morgenen med kreative oppgaver som krever konsentrasjon gir arbeidsdagen en perfekt start.
2 Ta kontroll over all kommunikasjon.
Jeg sjekker i utgangspunktet mail på morgenen og før jeg går på ettermiddagen. Det gjelder også spørsmål fra elever via læringsplattformen. I prinsippet har jeg samme holdningen til sosial nettverk og telefon. Spørsmål og kommentarer som dukker opp på skjermen eller på mobilen, krever gjerne ikke svar med en gang. Hvis ikke det er en hastesak, noe det sjelden er, noterer jeg den på dagsplanen og kommer tilbake til saken. Forespørsler som tar et par minutter, tar jeg med en gang.
3 Sett grenser mellom jobb og privatliv.
Her er jeg prinsippfast, noen vil si firkantet. På PCen har jeg to brukerkontoer, en for jobb og en for privat. Det betyr at alt av dokumenter, nettresurser, kalender og e-post er klart adskilt. Fordi jeg jobber konsekvent papirløst, er dette viktig. Jeg har tre e-postkontoer, en til jobb, en til privat korrespondanse og en til reklame m.m. som jeg helt frivillig mottar en god del av hver dag. Et slikt skille gir meg nødvendig fokus, og jeg går ubesværet forbi kolleger som forviller seg inn på Facebook. Med min beskjedne fjesbokbruk er det for så vidt ikke særlig krevende.
Disse prinsippene er basert på egne erfaringer, men har i høy grad sin bakgrunn i klassisk time management. Jeg fikk interesse for dette emnet etter en periode det jeg til de grader kom i skvis i den berømte tidsklemma. I skolen gjør ”læreryrkets egenart” med fleksitid og hjemmekontor oss for lite bevisste på gode prinsipper for tidsstyring (les her om ”Tidsbruk i skolen – spørsmålene som ikke stilles). Mer om min interesse for time management i skolen finner du her.
Brian Tracy har et tips som jeg også gjerne følger. Når du har hatt en lengre arbeidsøkt med oppgaver som krever fokus, skal du unne deg en belønning. Det kan være en lystbetont oppgave som ikke er har så høy prioritet. En type oppgave som du lett ville begynt dagen med, hvis du ikke hadde en klar plan for hva som er viktig. Slik at du ble tvunget til en arbeidsøkt hjemme på kvelden for å komme à jour.
(Les gjerne kronikken min om Time management i skolen i Utdanning)
