Ut av kurs med PowerPoint – ti bud til etterfølgelse

Jeg bruker PowerPoint nesten daglig. Problemet er at jeg er til de grader selvlært. Jeg har aldri meldt meg på kurs, men prøvet og feilet etter beste evne. Så gikk det opp for meg at det siste årets deltagelse på diverse seminar og workshops faktisk har fungert som et sammenhengende kurs i PowerPoint.

Tittelen på dette kurset kunne utmerket godt være ”Ut av kurs med PowerPoint”. Kurset kan oppsummeres i ti bud til etterfølgelse. Følg dette, og du garantert at tilhørerne har noe å snakke om i lunchpausen. Budene er fullt ut kompatible med Open Office, Google Docs og andre arvtagere etter tavle og flanellograf.

1. Regn på forhånd med at det tekniske alltid virker. Det fremmer dugnadskultur hvis du driver feilsøking og oppkobling når du egentlig skulle vært i gang. En sikker vinner er hvis du gjør deg helt avhengig av det trådløse nettet. Spør gjerne om noen i salen har greie på det du ikke får til. Du får dermed en helt unik nærhet til tilhørerne allerede før du har begynt.
2. Del ut hele presentasjonen på papir før du begynner. Du bør i det minste gi beskjed om at de får den på mail. Unngå for alt i verden at de noterer underveis. Tilhørerne er da fri til å sende SMS eller jobbe med andre ting på laptopen.
3. La tilhørerne få innsyn i hva du har på PCen din. Bruk gjerne tid på å lete etter dokumenter for åpen scene mens forsamlingen venter på at du skal komme i gang. En fin velkomsthilsen er at alle lysbildene i presentasjonen er tilgjengelig (normalvisning) slik at lytterne kan se hva som kommer før du går i gang. Et tomt lerret skaper bare angst og usikkerhet i forsamlingen før du går på podiet.
4. Bruk presentasjonen som manus. Det gir en fin effekt hvis du står med ryggen til og leser teksten sammen med tilhørerne. Ikke tenk på å ha et eget manus på papir. Toskjermsvisning med tilgang på egne notater på din PC er fiksfakseri forbeholdt teknofile.
5. Sats for all del på mye tekst og lange setninger. Så vet du hva du skal si. Du trenger da ikke forberede seg. Kanskje du har tilhørere som er så dumme at de noterer. Du bør da med visse mellomrom passe på å gå til neste lysbilde før de har skrevet ferdig. Det fremmer følelsen av teamwork når de roper ”vent!”
6. Presenter all teksten på en gang. Ikke bruk animasjon, altså at du klikker strekpunktene inn i takt med det du snakker om. Det gir forsamlingen en følelse av alt for rigid kontroll. Hva skal du med tilhørere som ene og alene har fokus på det du snakker om til enhver tid? Du er garantert masse positiv forventning med en forsamling som ligger to minutter foran deg.
7. Sørg for å utfordre forsamlingen jevnlig på fokus. Her er det mange muligheter. Et gammelt triks er å stille seg midt i lysstrålen fra prosjektøren med visse mellomrom. En mer moderne variant er at du snakker på inspirasjon og lar presentasjonen leve sitt eget liv. Det er alltid givende for tilhørerne å lete etter sammenhengen mellom det du sier og alle strekpunktene og grafene de sitter og glor på.
8. Bruk fancy effekter for alt det er verdt. Det er alltid en viss mulighet for at det finnes et par tilhørere som tror du er veldig flink, hvis du får teksten til å danse inn som et middels fyrverkeri. Selv om de blir litt sjøsyke av det, gir det garantert foredraget en ekstra dose autoritet.
9. Gi ikke inntrykk av at du forstår all teksten i presentasjonen. Jeg var nylig på at kurs der foredragsholder ser på lysbildet og sier: ”Jeg er usikker på hva dette betyr”. Hun hadde selvfølgelig ikke laget presentasjonen selv. Slike utspill spiller på empati hos tilhørerne. Det gir god grobunn for læring.
10. Bruk helst en presentasjon som du ikke har laget selv. Prøv for all del ikke å redigere andres presentasjoner. Ingenting er som en bratt læringskurve foran en stor forsamling. Hvis du mot formodning lager presentasjonen selv, er det viktig at du ikke tilpasser den fra gang til gang. Å hoppe litt frem og tilbake på direkten gjør foredraget om til en spennende workshop.

Jeg lovet ti bud. Som bonus har jeg faktisk med en ekstra liten godbit. Den er til deg som ikke bruker egen PC under presentasjonen.

Tenk at du har laget en flott sak med hyperkoblinger til lyd- og videofiler. La for all del mediafilene ligge i fred når du legger presentasjonen over på en minnepenn. I løpet av showet opplever du så at lyd og bilde ikke dukker opp slik du er vant til. Alt av action ligger trygt på PCen hjemme. Du får da rikelig anledning til å beskrive hvordan det egentlig skulle vært. Dermed slår du et slag for god gammel fortellerkunst.