Outlook i skolen

Denne uken fikk jeg mail fra Gyldendal. Den inneholdt reklame for Lærerplanleggeren: “Et skreddersydd hjelpemiddel for lærerens arbeid og et ypperlig planleggingsverktøy i undervisningen.” Dette gir minner om en nær fortid i penn-og-papir-tiden. Dette skoleåret har jeg endelig tatt i bruk elektronisk kalender som verktøy i en digital skolehverdag. Resultatet er bedre oversikt og en mer effektiv arbeidsdag. Outlook fremstår som et egnet redskap til tidsplanlegging i skolen.

 

Svært mange lærere bruker Microsoft Office Outlook daglig til e-post. Bare et lite fåtall ser hvordan programmet kan gi hjelp i kampen mot unyttig tidsbruk i skolen. Min erfaring er at en elektronisk kalender tar hånd om hele timeplanen og ukas gjøremål på en svært praktisk og enkel måte. Det er et svært nyttig redskap til time management for lærere.

Elektroniske kalendere har vært et vanlig verktøy i deler av næringslivet i en årrekke. Jeg har imidlertid truffet svært få lærere som bruker dem. De fleste bruker enten vanlige tidsplanleggere/dagbøker i bokform eller egne læreplanleggere. Tidsplanleggere er bare et verktøy. Jobben må du faktisk gjøre selv. Brian Tracy definerer time management som “det neste du gjør”. Ved god planlegging blir behovet for “multitasking” mindre. Arbeidshverdagen styres ikke av andres agenda, men av et klart og mer langsiktig fokus.

Det går utmerket godt an å få til dette med penn og papir, men min bestemte erfaring er at den elektroniske kalenderen forenkler jobben. Tidligere ivaretok jeg behovet for oversikt ved å fylle ut ukentlige timeplaner. Jeg brukte fargekoder og avkryssing for å se hvordan neste uke så ut. På den måten kunne jeg se hva som ventet av forberedelser, etterarbeid og andre avtaler. I tillegg brukte jeg en tidsplanlegger til planlegging av de enkelte dagene.

Jeg har intet behov for å reklamere for Microsoft, men velger å vise til mulighetene i nettopp Office Outlook. En kollega bruker Google kalender og er fornøyd med det. Her er det prinsippet om å jobbe digitalt som er interessant og ikke hvilket produkt som brukes. Selv bruker jeg Office 2007. Hvis du er interessert i det tekniske og trenger opplæring i programmet kan du gjerne bruke hjemmesiden til Microsoft. Mitt fokus her er å inspirere til gode arbeidsvaner, ikke drive datakurs.

 Klikk her for å se nærmere på et dette eksempelet

En lærers hverdag er i stor grad bygd opp rundt timeplanen. Jeg lot derfor timeplanen være det bærende element da jeg satte opp Outlook. Programmet har nemlig forskjellige visningsalternativer. Jeg synes “dag/uke/måned med autoforhåndsvisning” egnet seg best. Til mitt bruk passet det best med en fem dagers arbeidsuke. Timeplanen settes da opp ved å legge til timene som avtaler i løpet av arbeidsdagen. Det er mulig å bruke regelmessighet slik at timene ligger fast gjennom hele året. Jeg gjør ikke det. Det skyldes at Outlook ikke muliggjør kategorier som varier fra uke til uke, i kombinasjon med regelmessighet. Jeg har nemlig brukt kategorier til å gi unike fargekoder til forskjellige avtaler. Fargene viser bl.a. om timene er forberedt eller ikke. I tillegg har blant annet møter og vikartimer egne fargekoder. I løpet av sekunder har jeg med dette systemet et visuelt inntrykk av hvordan terrenget ser ut de kommende arbeidsdagene.

I tillegg til timeplanen inneholder jo dagene en rekke andre oppgaver. En lærer i ungdomsskolen har færre timer i klasserommet enn utenfor. Det er viktig å ha en klar strategi for hvordan denne tiden disponeres. Slike avtaler leggers inn som oppgaver på de aktuelle dagene. Når oppgaven er fullført, klikker jeg på marker som fullført for å sette en strek over oppgaven. Oppgaver som ikke fullføres, flyttes automatisk til neste dag. Tittelen på oppgaven vises i visningsfeltet under timeplanen. Ved å klikke på oppgaven får jeg opp en ny rute. Denne er ypperlig til å skrive detaljer om oppgaven. For eksempel har jeg hver torsdag oppgaven Arbeidsplan. Ved å klikke på denne får jeg opp en sjekkliste over fagene som elevene skal ha på neste ukes arbeidsplan.

Jeg prøver i tillegg å være tro mot et grunnleggende prinsipp innen time management, nemlig å ta et blikk på neste dag før jeg stenger for dagen. Det gir en bedre start på neste dag når oppgavene allerede ligger og venter. I penn-og-papir-tiden måtte jeg jo skrive nye lister for hånd hver dag. Nå handler det om å prioritere neste dags oppgaver ved hjelp av noen få klikk. Neste morgen er det bare å starte Outlook og gå i gang å jobbe.

Fordelene med systemet er flere. Min gamle tidsplanlegger så riktig ille ut mot slutten av en arbeidsdag. En gjøremålsliste med overstrykninger og omprioriteringer kombinert med en høyst middelmådig håndskrift var ingen kilde til inspirasjon. En elektronisk kalender gjør det mye letter å holde orden og oversikt. De siste årene har jeg mer eller mindre kuttet ut penn og papir. Så å si alt skjer på min bærbare PC. Det var i høy grad på tide at jeg også digitaliserte planleggingen av arbeidet. Selve arbeidsprosessen blir enda mer ryddig og oversiktlig på den måten. Det tar bare et klikk (alt + tab) å gå fra kalenderen til dokumentet med timen jeg forbereder om Sokrates i RLE eller stilen jeg retter digitalt i engelsk. Jeg er ikke i tvil om at jeg sparer tid på dette.

I høst kjørte jeg et kurs om “time management i skolen” på min egen arbeidsplass (info på hjemmesiden min). Bruk av elektronisk kalender var et punkt jeg berørte ganske kort. Uken etterpå var det særlig én kollega som ivrig satset på Outlook. Han påstår han har oppnådd en effektivisering på flere timer i uken.

Min måte å bruke Outlook på er en av flere muligheter. Det kan gjøres på andre måter også. Jeg har for eksempel prøvd å synkronisere kalenderen med mobiltelefonen. Teknisk går jo det helt fint, men jeg klarer ikke helt å se nytten i en lærerjobb. Det handler om å finne ut hva som funker. Outlook kan også generere møteinnkallinger og holde orden på hvem som kan delta og ikke. I tillegg kan Outlook settes opp slik at man kan se kalenderen til andre lærere. I en del bedrifter har slike løsninger fungert i flere år. Det blir nok vanlig i skolen også. En gang i fremtiden. Da er “Lærerplanleggeren” et minne fra en svunnen tid.